Kradzież paliwa w firmie? Jak zapobiegać?

Nie zawsze możemy być pewni, że nasi pracownicy są względem nas całkowicie uczciwi. Czasami bowiem próbują dorobić sobie w nieco nielegalny sposób do swojej podstawowej pensji. Jeśli coś wzbudza nasze podejrzenie, to warto to sprawdzić. Nasze straty mogą być bowiem szczególnie dotkliwe, jeśli jesteśmy oszukiwanie na paliwie. Ceny benzyny nigdy nie są niskie, więc jest to spora pokusa dla wielu pracowników. Zobaczmy, w jaki sposób możemy się chronić przed oszustwem.

Znaczenie precyzyjnej kontroli zużycia

Przede wszystkim musimy pamiętać, że nie możemy nikogo bezpodstawnie oskarżyć o kradzież. Musimy mieć twarde dowody. Ponadto bardzo trudno jest zauważyć utratę kilkudziesięciu litrów paliwa w krótkim okresie, zwłaszcza gdy zarządzamy flotą kilkunastu lub kilkudziesięciu pojazdów. Najlepiej wyposażyć się w odpowiednie urządzenia do kontroli zużycia paliwa, które pozwolą na dokładny monitoring każdego tankowania i każdego kilometra. W ten sposób będziemy mogli znacznie bardziej precyzyjnie określić, czy doszło do kradzieży i w którym konkretnie momencie.

Rodzaje systemów monitoringu paliwa

Na rynku dostępnych jest wiele urządzeń, jednak najbardziej popularne są sondy paliwowe, przepływomierze oraz specjalne szyny CAN. Każde z tych rozwiązań oferuje inny poziom szczegółowości danych i możliwości analitycznych.

Sondy paliwowe

Pierwszy z tych sprzętów jest w stanie wskazać nam miejsce, w którym doszło do nieoczekiwanego ubytku paliwa. Jest to bardzo ważna informacja, ponieważ możemy znacznie lepiej wskazać winowajcę, a także wykluczyć podejrzenia wobec niewinnych osób. Sondy instalowane w baku rejestrują poziom paliwa w czasie rzeczywistym i przekazują dane do centralnego systemu monitoringu. Nie jesteśmy natomiast w stanie określić ubytku paliwa z najwyższą dokładnością — błąd pomiarowy może wynosić od 1 do 3 litrów, co w przypadku mniejszych kradzieży utrudnia jednoznaczne ustalenie strat.

Przepływomierze

Znacznie większą precyzją charakteryzują się przepływomierze, które montuje się bezpośrednio w układzie paliwowym pojazdu. Urządzenie to mierzy każdy litr paliwa przepływający do silnika i jest w stanie czasami określić poziom zużycia paliwa nawet do 1/1000 litra. Dzięki takiej dokładności można wykryć nawet niewielkie nieprawidłowości, np. systematyczne przeszacowywanie tras czy symulowanie dłuższych przejazdów niż faktycznie wykonane.

Szyny CAN

Najwięcej informacji uzyskamy natomiast ze specjalnej szyny CAN, która jest podłączona do wszystkich urządzeń elektrycznych i do GPS-u, dzięki czemu otrzymuje szereg informacji o pozycji pojazdu, zużyciu paliwa, pracy silnika czy nawet temperatury. System analizuje dane z komputera pokładowego, co pozwala na porównanie deklarowanego zużycia z rzeczywistym, uwzględniając styl jazdy, warunki drogowe i obciążenie pojazdu. To rozwiązanie eliminuje ryzyko manipulacji przy sondach czy przepływomierzach, ponieważ dane pochodzą bezpośrednio z fabrycznych czujników.

Dodatkowe zabezpieczenia fizyczne i administracyjne

Możemy wprowadzić również dodatkowe zabezpieczania, które same w sobie są bardziej zawodne, ale w niektórych przypadkach mogą być skuteczne, szczególnie jako element kompleksowego systemu ochrony. Wielu pracodawców montuje specjalne kratki w baku, które uniemożliwiają włożenie tam wężyka, za pomocą którego możliwe byłoby spuszczenie paliwa. Da się to zabezpieczenie obejść poprzez odłączenie przewodu paliwowego pod pojazdem, jednak dla laika może być ono wystarczające, a koszt instalacji jest niewielki.

Karty paliwowe jako narzędzie kontroli

Kolejnym pomysłem mogą być karty paliwowe, na których zabezpieczona jest konkretna gotówka na paliwo, dzięki czemu możemy monitorować ubywanie pieniędzy oraz porównywać faktyczne tankowania z przebiegiem pojazdu. Oczywiście i tu istnieje możliwość malwersacji — przykładowo pracownik może tankować własny samochód kartą służbową lub współpracować ze stacją paliw w celu wystawiania fikcyjnych paragonów. Jest to jednak dodatkowa kontrola, o której warto pamiętać, zwłaszcza jeśli połączymy ją z regularnymi audytami i analizą średniego zużycia paliwa na 100 km dla każdego pojazdu.

Opłacalność inwestycji w systemy antydefraudacyjne

Oszczędności na paliwie w dłuższym okresie mogą być naprawdę ogromne, więc opłaca się zainwestować swój czas i środki w to, by odpowiednio zabezpieczyć wszystkie firmowe samochody. W niektórych przypadkach może to być nawet kilkaset tysięcy złotych rocznie, zwłaszcza w przedsiębiorstwach dysponujących flotą powyżej 50 pojazdów. Szczególnie powinny o tym pomyśleć wszystkie firmy transportowe, a także te, w których zatrudnia się mobilnych sprzedawców czy serwisantów wykonujących liczne wyjazdy terenowe. Powyższe rozwiązania stają się w Polsce coraz bardziej popularne, ponieważ zyski są bardzo oczywiste — zwrot z inwestycji następuje zazwyczaj w ciągu 12–18 miesięcy, a następnie każdy zaoszczędzony litr to czysty zysk dla przedsiębiorstwa.