Prowadzenie własnej firmy nie jest proste, ponieważ jednocześnie trzeba zajmować się wieloma różnymi sprawami. Wiąże się to między innymi z obowiązkiem prowadzenia dokumentacji, a tym nie zawsze jesteśmy w stanie zająć się samodzielnie. Przydaje się więc pomoc księgowej, przy czym zakres jej usług może być różny. Na jakie wsparcie możemy liczyć?
- Jaka księgowość dla firmy?
- Czym zajmuje się księgowa w firmie?
- Księgowa dla firm – na etat czy przez biuro rachunkowe?
- Jakie są zalety korzystania z usług księgowej?
Wybór formy księgowości dla przedsiębiorstwa
Prowadząc firmę, jednocześnie należy wziąć pod uwagę kwestie związane z obowiązkiem prowadzenia właściwej dokumentacji, która dotyczyć będzie zarówno samego przedsiębiorstwa, jak i pracowników czy kontrahentów. Księgowość stanowi fundament każdej działalności gospodarczej i decydując się na konkretne rozwiązanie, powinniśmy przeanalizować kilka możliwości — od tradycyjnego modelu po nowoczesne platformy cyfrowe. Obecnie wielu przedsiębiorców decyduje się na wsparcie z zewnątrz, korzystając z usług biur rachunkowych lub księgowości online. W ten sposób można przekazać obowiązki specjalistom, nie martwiąc się o sprawy formalne, a samemu skupić na strategii rozwoju firmy.
Niezależnie jednak od tego, na jaką formę księgowości się zdecydujemy, najważniejszy jest zakres dostępnego wsparcia. Czym właściwie zajmuje się księgowa w firmie? Należy przyznać, że spektrum jej zadań wykracza daleko poza proste księgowanie faktur.
Zakres obowiązków księgowej w przedsiębiorstwie
Księgowa w firmie może być bezpośrednią pracownicą lub osobą zatrudnioną z biura rachunkowego, pracującą na zlecenie. Niezależnie jednak od tego, w jakiej formie jest wykonywana ta praca i na jakiej podstawie, zadania księgowej będą bardzo zbieżne. Praca koncentruje się na kilku podstawowych obszarach działania firmy, do których zalicza się prowadzenie rachunków przedsiębiorstwa, w tym ksiąg przychodów i rozchodów oraz ksiąg rachunkowych zgodnych z obowiązującymi standardami. Oprócz tego, do zadań księgowej włącza się także zarządzanie kadrami i płacami, a często również doradztwo podatkowe i biznesowe, które może obejmować optymalizację obciążeń fiskalnych czy planowanie rozliczeń.
Mówiąc wprost, księgowa zajmuje się całością spraw finansowych firmy i jej operacjami, choć dokładny zakres obowiązków może zależeć od rodzaju firmy, struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa, jego wielkości oraz specyficznych potrzeb branżowych. W niektórych przypadkach księgowa wspiera również proces windykacji należności, monitoruje terminy płatności zobowiązań czy przygotowuje analizy kosztów operacyjnych dla zarządu.
Księgowa na etacie czy współpraca z biurem rachunkowym
Zatrudnienie księgowej jest dylematem dla każdego przedsiębiorcy. Co będzie bardziej efektywne i ekonomiczne — księgowa na etacie w firmie, czy jednak biuro rachunkowe z własnym zespołem specjalistów? Z pewnością powinno się rozważyć wszystkie za i przeciw oraz dokładnie przeliczyć koszty obu wariantów. Własny księgowy jest wygodny, ponieważ przebywa na miejscu i zna specyfikę firmy od podszewki, jednak zatrudnienie na etat wiąże się z dodatkowym wynagrodzeniem, koniecznością stworzenia stanowiska pracy, zakupu licencji oprogramowania oraz zaopatrzenia w niezbędne narzędzia. Dodatkowo w razie błędu księgowego, pełna odpowiedzialność spoczywa na firmie. Biuro rachunkowe działa zdalnie, w razie pomyłek odpowiada nie przedsiębiorstwo, a sama jednostka świadcząca usługi, a ponadto koszty takiej współpracy są z reguły niższe niż pełny etat.
Wiele będzie zależało też od możliwości finansowych samego przedsiębiorstwa i jego skali operacyjnej. W przypadku niewielkich firm, lepiej sprawdzi się księgowa z biura rachunkowego, natomiast przy dużych organizacjach z rozbudowaną strukturą, bardziej opłacalne może okazać się zatrudnienie własnej księgowej lub nawet całego działu finansowego. Należy też wziąć pod uwagę dynamikę rozwoju — firma, która planuje intensywny wzroat, może początkowo korzystać z biura, a następnie stopniowo budować wewnętrzny zespół księgowy.
Korzyści płynące z usług księgowej
Korzystając z usług księgowej można liczyć na wiele wymiernych korzyści. Przede wszystkim jest to oszczędność czasu, ponieważ wszystkimi sprawami finansowymi zajmuje się osoba odpowiedzialna za ten obszar, co pozwala nam, jako przedsiębiorcom, skupić się na innych rzeczach — czyli strategicznym zarządzaniu i rozwoju firmy. Mając kompetentną księgową nie trzeba obawiać się o finanse przedsiębiorstwa, które będą zarządzane w sposób profesjonalny i z korzyścią dla działalności. Doświadczona księgowa potrafi też wcześnie wychwycić nieprawidłowości w obiegu dokumentów lub sygnały ostrzegawcze wskazujące na problemy płynnościowe.
Profesjonalna księgowa zna przepisy i prawo podatkowe na bieżąco, co za tym idzie jest w stanie wykorzystać swoją wiedzę, by pomóc firmie, między innymi w optymalizacji obciążeń fiskalnych czy identyfikowaniu nowych źródeł finansowania. Ma się więc spokój i pewność, że wszystko będzie zgodne z regulacjami, a biznes będzie funkcjonował sprawnie. Dodatkowo księgowa może doradzać w kwestiach wyborów prawno-podatkowych — na przykład przy zmianie formy opodatkowania, restrukturyzacji firmy czy planowaniu inwestycji, co w dłuższej perspektywie przekłada się na realne oszczędności i lepszą pozycję konkurencyjną przedsiębiorstwa na rynku.