Zalety outsourcingu BHP

Zapewnienie bezpieczeństwa pracowników to jedno z podstawowych obowiązków spoczywających na każdym pracodawcy. Wielkie wyzwanie i równie wielka odpowiedzialność. Aby bowiem jakikolwiek zakład pracy mógł dobrze funkcjonować, pracownicy muszą czuć się bezpieczni. Ale czy naprawdę to wszystko musi być na głowie szefa? Niekoniecznie. Od czego mamy outsourcing?

Czym jest outsourcing?

Termin oczywiście jest angielski, jak wszystkie dzisiaj fachowe terminy. Ten konkretny to w zasadzie połączenie trzech słów (outside + resource + using), a oznacza po prostu korzystanie z zewnętrznych źródeł. W tym przypadku więc zakład, zamiast sam dźwigać brzemię troszczenia się o bezpieczeństwo pracy, zleca to zadanie firmie zewnętrznej.

Odpowiedniej do tego firmie, oczywiście, bowiem outsourcing BHP i ppoż to zajęcie dla wyspecjalizowanych podmiotów, które mogą na tym polu pochwalić się doświadczeniem oraz odpowiednimi certyfikatami. Specjaliści z takich firm znają przepisy, posiadają uprawnienia i dysponują narzędziami niezbędnymi do skutecznego zarządzania bezpieczeństwem w zakładzie pracy.

Decyzja o zleceniu obsługi bhp na zewnątrz pozwala przedsiębiorcy skupić się na tym co najważniejsze – prowadzeniu biznesu i realizacji jego celów strategicznych. To rozwiązanie szczególnie doceniają małe i średnie firmy, które nie dysponują zasobami kadrowymi ani finansowymi pozwalającymi na utrzymanie wewnętrznego działu BHP.

Jakie są rodzaje outsourcingu?

Outsourcing może być pełny lub selektywny. Wszystko zależy od tego, jak duży zakres obowiązków chcemy przerzucić na zewnętrzną firmę. Jeżeli obsługa z zakresu danej dziedziny ma być kompleksowa, wówczas mówimy o outsourcingu pełnym, z selektywnym natomiast mamy do czynienia, gdy sami wybieramy konkretne obszary, w których chcemy zostać przez tę firmę wyręczeni.

Outsourcing pełny – kompleksowa obsługa bez zbędnych formalności

Na który model współpracy lepiej się zdecydować? Outsourcing pełny zdejmuje z naszych barków większy ciężar. Pozwala zdać się całkowicie na zewnętrzną firmę i zająć innymi ważnymi sprawami. W praktyce firma outsourcingowa przejmuje wtedy odpowiedzialność za prowadzenie dokumentacji, szkolenia wstępne i okresowe, przeprowadzanie oceny ryzyka zawodowego, kontrolę warunków pracy oraz współpracę z organami kontrolnymi takimi jak Państwowa Inspekcja Pracy.

Pracodawca otrzymuje pełne wsparcie merytoryczne i organizacyjne – nie musi martwić się o terminy, aktualizacje przepisów ani o to, czy wszystkie wymagane formalności zostały dopełnione w odpowiedni sposób. Wystarczy podpisać umowę i pozostawić wykonanie zadań specjalistom.

Outsourcing selektywny – dopasowanie usług do rzeczywistych potrzeb

W przypadku outsourcingu selektywnego część odpowiedzialności wciąż na nas ciąży. Decydujemy się na niego zwykle wtedy, gdy bardziej nam się to opłaca pod względem finansowym – taki model współpracy pozwala bowiem ściślej dopasować usługi do tego, czego aktualnie najbardziej nasza firma potrzebuje.

Przykładowo możemy zlecić zewnętrznej firmie jedynie przeprowadzanie szkoleń bhp, natomiast samodzielnie prowadzić dokumentację. Inny wariant to powierzenie jedynie doradztwa w zakresie oceny ryzyka zawodowego, a resztę obowiązków realizować we własnym zakresie. Elastyczność takiego modelu pozwala dostosować koszty do budżetu firmy oraz do zmieniających się warunków działalności.

Dlaczego warto zdecydować się na outsourcing BHP?

Pierwsza kwestia jest taka, że Kodeks Pracy nakłada na pracodawcę obowiązek zapewnienia służby bhp. Ktoś więc musi to robić. Ale przecież tworzy się firmę, by zajmowała się innymi rzeczami, a nie poświęcała swoją uwagę pobocznym zadaniom w rodzaju BHP. Jeśli więc zlecisz to firmie zewnętrznej, twój własny zakład będzie mógł poświęcić całą uwagę swojej głównej i najważniejszej działalności.

Pewność merytoryczna i spokój podczas kontroli

Nie do przecenienia jest fakt, że jeśli wybierzesz firmę outsourcingową z doświadczeniem i renomą, będziesz mógł mieć większą pewność, że wszystko zostanie zrobione jak najlepiej. A to sprawi, że nie będziesz musiał obawiać się ewentualnych kontroli.

Specjaliści bhp zatrudnieni w firmach outsourcingowych na bieżąco śledzą zmiany w przepisach – zarówno tych ogólnych, jak i branżowych. Posiadają doświadczenie zdobyte w różnych typach zakładów pracy, dzięki czemu potrafią elastycznie dostosować procedury do specyfiki każdego przedsiębiorstwa. W razie wątpliwości interpretacyjnych czy pojawienia się niestandardowych sytuacji, pracodawca może liczyć na szybkie wsparcie merytoryczne.

Oszczędność finansowa i elastyczność zatrudnienia

Umowa z firmą zewnętrzną to też swojego rodzaju oszczędność. Inaczej bowiem musiałbyś zatrudnić na stałe pracownika zajmującego się BHP. Decydując się na outsourcing oszczędzasz więc sobie kosztów związanych z utrzymaniem tego etatu – ZUS, podatki, urlopy, wynagrodzenie za czas choroby czy szkolenia podnoszące kwalifikacje.

Dodatkowo nie musisz martwić się o zastępstwa w razie nieobecności pracownika bhp – firma outsourcingowa gwarantuje ciągłość obsługi bez względu na urlopy czy zwolnienia lekarskie swoich specjalistów. Koszty miesięczne są przewidywalne, co ułatwia planowanie budżetu działu administracyjnego.

Wygoda i brak dodatkowych obowiązków administracyjnych

Wreszcie trzeba też rzec, że korzystanie z usług firmy zewnętrznej to po prostu wygoda. Możesz zdać się na specjalistów i niczym nie przejmować, bo to oni ponoszą odpowiedzialność. Nie musisz na bieżąco kontrolować zmian zachodzących w przepisach BHP. To zadanie, którym będzie zajmować się zewnętrzna firma.

Nie trzeba organizować stanowiska pracy dla specjalisty bhp, wyposażać go w niezbędne narzędzia pomiarowe czy oprogramowanie do zarządzania dokumentacją. Wszystko to leży po stronie firmy outsourcingowej. Pracodawca otrzymuje gotowe rozwiązania – od dokumentacji po przeprowadzone szkolenia – bez angażowania własnych zasobów administracyjnych.

Elastyczne skalowanie usług wraz z rozwojem firmy

Outsourcing bhp pozwala także elastycznie dostosować zakres usług do tego jak rozwija się firma. W momencie zatrudniania nowych pracowników można szybko rozszerzyć harmonogram szkoleń. Jeśli przedsiębiorstwo otwiera nowy oddział czy rozbudowuje zakład produkcyjny – firma outsourcingowa przeprowadza ponowną ocenę ryzyka zawodowego i aktualizuje dokumentację bez konieczności angażowania dodatkowych etatów wewnętrznych.

Jak zatem widać takie rozwiązanie odciąża zarząd od wielu kłopotliwych formalności, które są nieraz zawadą w prowadzeniu biznesu. Pracodawca zyskuje pewność zgodności z przepisami, oszczędza czas i pieniądze, a przede wszystkim może skoncentrować się na działalności operacyjnej firmy zamiast tracić energię na administracyjne szczegóły związane z bhp.