Czyste i komfortowe środowisko pracy wpływa pozytywnie na pracowników oraz ich wydajność. Utrzymanie odpowiedniego porządku jest tym trudniejsze, im więcej osób zatrudniamy oraz im więcej klientów lub kontrahentów odwiedza nas każdego dnia. W jakich przypadkach sprawdzi się firma sprzątająca, a w jakich zatrudniona na etacie osoba sprzątająca?
- Zalety i wady firmy sprzątającej
- Plusy i minusy własnej ekipy sprzątającej
- Firma sprzątająca czy osoba sprzątająca na etacie – co wybrać?
Zalety i wady firmy sprzątającej
Jedną z głównych przyczyn zatrudniania firm sprzątających i likwidowania stanowisk pracy sprzątaczek są finanse. Zaangażowanie firmy outsourcingowej pozwala na zaoszczędzenie realnych kwot, ponieważ płacimy wyłącznie za wykonaną usługę, bez dodatkowych kosztów związanych z utrzymaniem stanowiska pracy.
Plusem pracy profesjonalnych firm jest również to, że używają one specjalistycznej chemii oraz akcesoriów do sprzątania. Dodatkowo same zajmują się jej wyborem i zakupem, przez co znika konieczność kupowania odpowiednich produktów przez osoby zarządzające obiektami. Dzięki szerokiej wiedzy i doświadczeniu mogą poradzić sobie z wieloma, pozornie niemożliwymi do usunięcia, zabrudzeniami – w tym plamami po remontach, trudnymi osadami czy specyficznymi zabrudzczeniami przemysłowymi.
Ponadto utrzymanie czystości z pomocą firmy sprzątającej może być związane nie tylko z zadbaniem o porządek wewnątrz budynków, ale także ze sprzątaniem terenów zielonych czy mycia fasad. Dzięki temu jedna firma jest w stanie kompleksowo zadbać o porządek i estetykę całej nieruchomości.
Elastyczne godziny pracy firm sprzątających pozwalają im na wykonywanie zadań, gdy pozostali pracownicy są poza firmą – na przykład w nocy lub w weekendy. Jest to spore ułatwienie dla pracodawcy: mamy gwarancję, że pomieszczenia będą zawsze posprzątane. Profesjonalna firma zajmie się znalezieniem osoby na zastępstwo w przypadku niedyspozycji pracownika odpowiedzialnego za sprzątanie naszej siedziby.
Do głównych zalet należą więc:
- niższe koszty (brak składek ZUS, urlopów, L4)
- dostęp do profesjonalnego sprzętu i chemii
- elastyczność godzin pracy
- gwarancja zastępstwa w razie absencji
- możliwość kompleksowej obsługi (wnętrza, elewacje, tereny zewnętrzne)
Wadą może być mniejsza kontrola nad bieżącym wykonaniem usługi oraz czasami trudność w szybkim zgłaszaniu uwag do rotujących pracowników firmy zewnętrznej.
Plusy i minusy własnej ekipy sprzątającej
Zatrudnianie osoby (bądź kilku, w zależności od potrzeb) do sprzątania firm jeszcze niedawno było bardzo popularnym rozwiązaniem. Dlaczego przedsiębiorcy się na nie decydowali?
Zasadniczym plusem była możliwość pełnej kontroli nad ilością przepracowanych godzin oraz skrupulatnością wykonywanych obowiązków. Stała obecność sprzątaczki w miejscu pracy pozwala na bieżąco weryfikować czystość pomieszczeń i reagować na ewentualne zaniedbania.
Sporą zaletą była także możliwość bezpośredniej rozmowy z pracownikami w celu zgłoszenia zastrzeżeń czy pochwalenia osób odpowiedzialnych za sprzątanie danego obiektu. Taka komunikacja jest szybsza i bardziej zindywidualizowana niż kontakt przez koordynatora w firmie zewnętrznej.
Do pozostałych korzyści należą:
- stała dostępność osoby sprzątającej w godzinach pracy firmy
- możliwość przydzielania dodatkowych, doraźnych zadań (np. pomoc przy organizacji eventów)
- większe poczucie odpowiedzialności pracownika za stan konkretnego miejsca
Niestety rozwiązanie to jest kosztowne i może nakładać na pracodawcę dodatkowe obowiązki. Należą do nich między innymi:
- Zakup środków czystości i sprzętu (odkurzacze, mopy, detergenty, środki dezynfekujące)
- Opłacanie składek ZUS, podatków oraz świadczeń pracowniczych (urlopy, L4, ekwiwalent za niewykorzystany urlop)
- Organizowanie zastępstwa w razie choroby lub urlopu – brak zastępcy oznacza niewysprzątane pomieszczenia
- Konieczność zapewnienia miejsca do przechowywania sprzętu i chemii
- Zarządzanie pracownikiem (kontrola czasu pracy, ocena jakości)
W efekcie całkowite koszty zatrudnienia własnej osoby sprzątającej mogą przewyższać miesięczne rachunki od firmy sprzątającej, zwłaszcza gdy uwzględnimy wszystkie obowiązki administracyjne i finansowe.
Firma sprzątająca czy osoba sprzątająca na etacie – co wybrać?
Gdy decydujemy się na outsourcing lub zatrudnienie osoby świadczącej usługi sprzątające (na pełen lub niepełen etat), zazwyczaj najważniejsze są aspekty finansowe oraz zakres powierzchni do utrzymania w czystości. W większości przypadków korzystniejsze będzie wybranie profesjonalnej firmy, ponieważ płacimy jedynie za wykonaną usługę. Nie interesują nas kwestie związane z zakupem środków czystości, ubezpieczenia ani pozostałych kosztów utrzymania stanowiska pracy.
Warto jednak podkreślić, że niektóre z przedsiębiorstw sprzątających zajmują się jedynie porządkowaniem większych powierzchni – na przykład biurowców powyżej 100 m². To dobre rozwiązanie dla tego typu miejsc oraz obiektów takich jak:
- lokale użyteczności publicznej i przemysłowe o dużej powierzchni
- baseny
- hotele
- siłownie
- salony samochodowe
- szkoły
- żłobki
- przychodnie i ośrodki zdrowia
- galerie handlowe
W przypadku mniejszych biur czy innych obiektów możemy spotkać się z odmową współpracy ze strony niektórych firm. Wtedy konieczne będzie zatrudnienie sprzątaczki na etat lub poszukanie mniejszej, lokalnej firmy sprzątającej, która obsługuje także niewielkie powierzchnie.
Warto także zaznaczyć, że firma sprzątająca dobrze sprawdzi się nie tylko do codziennego, bieżącego utrzymania porządku, ale również jako profesjonalna ekipa, która pomoże szybko i skutecznie uporać się z nieporządkiem panującym po remoncie. Wykonanie tak czaso- i pracochłonnych zadań przez osobę sprzątającą na etacie może być nie tylko bardzo długie, ale i mniej dokładne. Firmy zewnętrzne dysponują specjalistycznym sprzętem (maszyny szorujące, profesjonalne odkurzacze przemysłowe, urządzenia parowe) oraz wiedzą, jak skutecznie usunąć pyły budowlane, resztki zapraw czy farb.
Decyzję warto podjąć, biorąc pod uwagę:
| Kryterium | Firma sprzątająca | Osoba na etacie |
|---|---|---|
| Koszt całkowity | Niższy (opłata za usługę) | Wyższy (ZUS, urlopy, sprzęt) |
| Elastyczność czasu pracy | Wysoka (praca w nocy, weekendy) | Niska (w godzinach pracy) |
| Kontrola jakości | Pośrednia (przez opiekuna z firmy) | Bezpośrednia |
| Zastępstwo w razie absencji | Gwarantowane przez firmę | Konieczność organizacji |
| Minimalna powierzchnia | Często od 100 m² | Dowolna |
Jeśli prowadzisz niewielkie biuro (poniżej 50–100 m²) i chcesz mieć stałą osobę odpowiedzialną za czystość, zatrudnienie na etacie może być rozwiązaniem wystarczającym. Jeśli jednak zarządzasz większym obiektem, wieloma pomieszczeniami lub potrzebujesz kompleksowej obsługi (w tym mycia okien, elewacji, terenów zewnętrznych), outsourcing będzie bardziej opłacalny i wygodniejszy organizacyjnie.